作者:李轩,北京常德企业商会副会长兼秘书长,北京市资略律师事务所律师
来源:北京会刊《德商天下》2017年创刊号(总第1期)
伴随市场经济纵深发展和信息时代的到来，现代企业管理与市场交易日趋复杂化，法律风险防范已成为企业发展壮大过程中所面临的重大课题。现代企业置身于瞬息万变、信息不确定的市场竞争环境中，机遇与风险始终并存。市场竞争越激烈，企业所面临的风险就越多、越大、越复杂。综观企业发展过程中可能遭遇的各种风险，其最终往往表现为法律风险：从宏观上看，市场经济是法治经济，法律是规范企业一切经营活动的最低行为准则；从微观上看，企业发生各种风险的后果是一方面会给企业造成重大损失，另一方面往往体现为法律责任的承担。因此，企业风险管理中最重要、最基本的要求要素之一，就是企业法律风险防范。结合法律实务经验，由李轩博士领导的资略律师公司业务团队总结出以下五大要点，供企业管理者决策参考。
一、事前预防控胜于事后补救
一般地，就企业治理结构而言，企业管理层及公司律师（如有）应该是企业法律风险防范的第一责任者。结合长期法律实务经验，笔者认为，对于企业管理者和公司律师而言，法律风险防范的关键在于事前预防，而不在事后补救。事前预防事半功倍，事后补救不仅可能事倍功半，甚或往往还徒劳无功。
“凡事预则立，不预则废。”按照管理学的一般逻辑和经验，事后控制不如事中控制，事中控制不如事前防范。现代企业管理者首先应当树立以事先防范和过程控制为主，以事后救济为辅的法律风险防范理念。企业法务（公司聘请的外部律师）或一般管理者对投资项目的尽职调查、对企业日常合同的审查以及对合作伙伴或交易对手的资信调查等工作都能防患于未然，使企业法律风险降低到最小。通过诉讼挽救危局并非是解决纠纷最好的方式，最好的方式是：未雨绸缪，防患于未然。
强化事前预警意识和防范措施，从研究和发现法律风险的成因入手，尽早识别和消除风险根源，提前对风险进行预防，杜绝简单的事后补救，建立并完善法律风险预警工作机制。构建风险分析评估、风险控制管理、分析监控更新等法律风险防范工作流程，提高法律风险管理的执行效率。比如在构建合同管理体系时，首先，应当全面梳理企业的合同风险。从客户分类、业务分类、交易模式分类出发，综合考虑产业链风险、政策法规风险，对企业的合同进行全面梳理，明确从哪一角度出发更适合企业合同的法律风险分类管理。第二，建构合同模板。在对企业不同类型的合同进行归纳总结的基础上，建立合同模板。第三，建立合同操作指引及风险提示。对合同模板的具体操作和操作过程中的法律风险进一步作出详细规范。第四，实行合同流程管理。包括：签订前管理、签约管理、履行管理、凭证管理、预警管理、评审管理等。第五，对员工进行合同培训。经过这些工作，才会逐渐形成一个比较完整规范的企业合同管理体系。
当然，“在法言法”，作为法律工作者，笔者对企业法律风险防范最大的建议还是有条件的要建立企业自己的法务团队，没有条件的也要聘请外部律师作为企业日常法律顾问，再不济至少也要交一两位律师朋友，以便随时咨询，从容应对。
二、制度规范胜于日常约束
企业在进行法律风险管理前需要首先拟定本企业进行法律风险管理的整体制度规划，确立企业对整体法律风险进行管理的基本原则，构建起一套符合企业自身发展的法律风险控制体系制度。
一般而言，公司设立合同（或企业合伙协议）是企业投资各方约定相互权利义务的基础文件，公司章程是企业管理的根本制度，这两个文件是企业法律风险管理的制度根基。然而，公司设立之初投资者往往关心企业是否能够尽快设立，这两个根本性文件往往被忽视，有的是简单套用工商局提供的范本，有的是网上直接下载参考版本应付了事，甚至只签公司章程而不签公司设立合同，这显然是非常不负责任的做法。笔者建议，在企业设立之初，投资者就能找律师咨询并代为拟定较为详细的公司设立合同（或企业合伙协议）和公司章程，已经设立的企业可以在召开股东会或董事会会议时适时签署补充协议或修改公司章程。
在企业基本制度框架之外，企业还应考虑建立具体法律风险管理机制。首先要考虑企业的整体战略思想和发展目标，并与其保持一致。其次要分析评估企业法律风险环境，法律风险管理战略既要包括各项预防性措施，也要包括针对突发性事件的管理预案。再者，要根据企业的实际确定法律防范工作的重点，区别应对潜在的各种法律风险。比如生产型企业要注重知识产权的管理以及技术创新与保护，而销售型企业则要注重合同管理、客户资料保密和销售渠道的维护等。最后还要根据企业在不同时期的发展方向和发展重点，对法律风险管理战略进行适时的调整，使风险管理切合企业自身实际，符合企业不同时期的发展需要。
有效的法律风险管理机制应当建立适合企业发展实际的法律风险管理制度和流程，在外聘律师和企业法务的共同努力下，通过制度设计和各类公司章程文件的确定下使其渗透到企业管理的各个方面。比如首先要搭建包括人事管理制度、授权委托制度、用章印鉴管理制度、合同管理制度、知识产权管理制度、商业秘密管理制度、案件纠纷管理制度等在内的各项适应企业实际的法律管理制度。实施包括编制风险管理岗位手册，宣传包括企业风险管理及控制的政策在内的各方面法律风险控制举措，使企业风险控制管理在制度上得到充分保障，并形成能够推动制度正常有效运行的工作机制，把企业的一切经营活动都纳入法律化轨道，增强企业法律风险控制能力。
三、书面存证胜于口头约定
在企业发生法律风险之前出于防范的目的要注意在日常的业务活动中做好书面证据的留存，关于书面证据留存的工作应当贯穿于整个业务的全过程，避免在发生纠纷后因举证不能而承担不利后果。一份完备的书面合同对于保证交易安全乃至维系与客户之间的长久关系十分重要，企业在经营活动中要尽可能与客户签署一式多份的书面合同，保持多份合同内容的完全一致并妥善保存。对交易过程中往来文件资料，有原件的要妥善保存原件，客观上不存在原件的证据，比如业务双方往来的电子邮件、短信、聊天记录等也要注意妥善留存，这一类通过电子数据进行传输的电子数据证据在诉讼时可以作为证据使用。在业务过程中要提醒业务人员妥善保管对于证明双方之间合同具体内容具有证明力的资料，比如与合同签订和履行相关的发票、送货凭证、汇款凭证、验收记录、在磋商和履行过程中形成的电子邮件、传真、信函等资料；在合同履行过程中双方变更合作约定，包括数量、价款、交货、付款期限的，也要尽可能留下书面凭证，邮寄商业文件资料要走邮政EMS特快专递，并在快递单上详细注明所寄文件名称，份数及原件或复印件，妥善保管收、发快递文件的单据。双方对合同的任何变更建议都以签字盖章确认的方式签署补充协议，至少取得对方盖章（仅有经办人签字是不够的）的确认书。对于签署框架协议、分批次或按订单发货的，更应要求对方在每批次订单和收货单据上签字盖章。业务部门或财务部门要形成在每年年底或在相关债权即将届满2年(诉讼时效到期)之前向债务人寄发要求盖章确认债务金额的询证函或必要时委托致发律师函。除此之外，企业要有完善的公章保管、使用的制度，比如在签署多页合同时加盖骑缝章并紧邻合同书最末一行文字签字盖章，防止少数缺乏商业道德的客户采取换页、添加等方法改变合同内容侵害合法权益。
总之，在企业经营过程中一定要注意书面证据留存的价值，防范于未然，在纠纷发生时能用足够的证据说话。
四、当断则断胜于委曲求全
在经营活动中,如果遇到对方违约，在对方拒绝履行合同主要义务（如付款或者交货），或者对方的违约导致合同没有继续履行的可能和必要的情形下，不管是什么理由，都应该及时果断采取暂停发货、暂停付款、暂停施工等措施，防止损失进一步扩大。当遇到对方违约时，企业应该及时自行止损并根据合同约定的违约金追索条件，准备好相应证据，发出交涉函（必要时委托律师发出律师函），明确要求对方及时履行义务、承担责任。
在合同履行过程中，为了保证自己的合同权利最终得以实现，保障交易安全，如果企业有确切证据证明对方经营状况严重恶化、转移财产或者抽逃资金以逃避债务、丧失商业信誉、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形的，可以按照《合同法》规定及时通知对方中止履行企业依照合同约定应当先履行的义务，比如停止供货，等待对方提供适当担保。中止履行后，对方在合理期限内未恢复履行能力并且未提供适当担保的，可以解除合同并主张违约赔偿。企业在交易过程中行使不安抗辩权是保证交易安全，在对方有逾期违约的风险时及时止损的有效手段。
总之，在交易过程中，企业遭遇不诚信合作伙伴时，当断则断胜于委曲求全。管理者或业务人员一定要审时度势，学会合理行使不安抗辩权或同事履行抗辩权，在对方可能违约或已经违约时一定要当机立断，采取有效措施防止损失进一步扩大，而不能一忍再忍，“小灾积累成大祸”而追悔莫及。
五、适时和解胜于过度纠缠
众所周知，企业经营免不了发生争议，争议严重时可能要打官司。但是，作为法律工作者，建议企业在处理纠纷时不要轻易选择通过诉讼方式解决。经由平等协商、寻找双方都能接受的解决方案往往更加有利于减少双方的损失。即便是在诉讼程序之中，接受法院主持下的调解或与对方主动寻求和解也可能更加有助于企业利益的保护。不主动寻求适时和解，一味靠诉讼解决问题或等待法院裁决不一定符合企业的最大利益。
当合作双方处于最佳和解时机和机遇时，应抓住时间点进行和解，避免浪费双方的时间和精力，即便和解有时需要牺牲企业一定的利益，但是适时的和解可以避免双方陷于旷日持久且诉讼费高昂的诉讼之中，并且长期诉讼耗时耗力，亦有损于企业的商业形象和口碑。在合作双方都存有和解的空间时，尽可能通过和解谋求双方利益最大化，避免两败俱伤。当然，考虑到两审终审的较长诉讼周期和当前司法环境不佳的现状，为以不变应万变，建议企业尽量考虑在签订合同时预置仲裁条款（如在京企业建议选择北京仲裁委员会仲裁解决可能发生的合同争议），如果非打官司不可，也可以到仲裁机构申请仲裁，一裁终局，既有效率，又可能获得相对公正的裁决结果。
综上所述，我们认为，企业的经营发展离不开对法律风险的防范管理，而企业的法律风险存在与整个企业经营活动当中，包括企业法务在内的企业管理者和外聘律师与在风险管控中具有关键性的作用；只有加强对企业法律风险的认识和重视，采取事前有效预防、事中果断应对、事后相机化解的态度和措施，企业才能走得更稳更远。